Comme la plupart des gens, vous utilisez probablement Excel pour des tâches sérieuses, telles que des projets scolaires ou professionnels. Ainsi, les fichiers sur lesquels vous travaillez sont très importants. En cas de problème, comme une coupure de courant, ou si vous fermez le document par inadvertance, il n'y a aucune raison de paniquer.
Office 365 dispose de l'option d'enregistrement automatique, qui enregistre vos fichiers Excel, Word et PowerPoint toutes les quelques secondes. Office 2016 et les versions antérieures de la suite disposent de l'option Récupération automatique, qui vous permet de récupérer des fichiers qui n'ont pas été enregistrés correctement.
Continuez à lire et découvrez-en plus sur les fonctionnalités Excel AutoSave et AutoRecover.
Sauvegarde automatique Excel
Si vous êtes abonné à Office 365, vos fichiers Office seront automatiquement enregistrés avec l'option d'enregistrement automatique. Cette option est activée par défaut et vous pouvez la voir dans le coin supérieur gauche de votre fenêtre Excel. AutoSave enregistrera les fichiers directement sur votre compte OneDrive Microsoft Cloud ou SharePoint Online.
Vous pouvez désactiver cette option en déplaçant le curseur. Si l'icône d'enregistrement automatique est grise, vos fichiers sont probablement enregistrés dans un emplacement autre que le cloud (par exemple, un dossier local sur votre ordinateur ou un serveur).
En règle générale, vous souhaitez que l'option d'enregistrement automatique soit activée à tout moment, car vous ne savez jamais quand vous en aurez besoin. Vous ne pouvez pas prévoir des situations telles que des coupures de courant ou la fermeture d'Excel par erreur.
Au cas où vous vous demanderiez à quelle fréquence Excel AutoSave, l'heure par défaut est toutes les dix minutes. Vous pouvez modifier ce paramètre, bien que le processus soit expliqué après la section Récupération automatique, car les chemins pour Office 365 et les versions antérieures sont les mêmes.
Problème d'enregistrement automatique
Bien que la fonction d'enregistrement automatique soit très utile à tout moment, certains utilisateurs se sont plaints d'un problème. Le problème survient lorsque vous essayez d'enregistrer un fichier à l'aide de l'option Enregistrer sous et que l'option d'enregistrement automatique est activée.
Les modifications que vous apportez avant d'utiliser la commande Enregistrer sous mettront à jour le fichier d'origine, même si vous ne le souhaitez pas. Si vous utilisez la fonction Enregistrer sous et nommez le nouveau fichier différemment de l'original, cela peut entraîner des problèmes et de la confusion.
Les gens s'en sont plaints et Microsoft a écouté. Dans les programmes Office 365, y compris Excel, Microsoft a introduit une nouvelle fonctionnalité Enregistrer une copie. Cette fonctionnalité vous aide à éviter les erreurs avec AutoSave. Désormais, les fichiers peuvent être enregistrés exactement comme vous le souhaitiez, sans apporter de modifications à l'original.
Récupération automatique Excel
AutoSave n'était pas une chose dans les versements précédents d'Office. Excel 2016 et les versions antérieures ont à la place l'option Récupération automatique. Cette fonctionnalité sert également de protection contre des circonstances inattendues qui pourraient supprimer vos fichiers.
Par exemple, lorsqu'Excel se bloque en raison d'une panne de courant, la prochaine fois que vous l'ouvrirez, vous verrez une fenêtre de récupération de document. Vous pouvez alors choisir de récupérer le fichier ou de le supprimer. Vous verrez la date et l'heure exactes du fichier, afin que vous puissiez déterminer exactement de quel fichier il s'agit.
Si vous avez perdu plusieurs fichiers, ils seront tous affichés. Vous pouvez également cliquer sur l'un d'entre eux et les prévisualiser avant de décider de les conserver ou non. Un conseil, gardez le temps de récupération à l'heure par défaut de dix minutes ou réduisez-le encore.
Comment modifier les minuteries d'enregistrement automatique et de récupération automatique
Des problèmes peuvent survenir à tout moment. Si vous êtes sur un projet important, il est préférable de prévoir une sauvegarde de fichiers. Vous ne voulez pas perdre vos données, c'est pourquoi les minuteurs Excel AutoSave ou AutoRecover doivent être réglés au minimum.
Voici comment vous pouvez modifier les minuteurs d'enregistrement automatique et de récupération automatique (le même chemin est le même pour n'importe quelle version d'Excel) :
- Ouvrez Excel sur votre ordinateur.
- Cliquez sur le menu Fichier dans le coin supérieur gauche de l'écran.
- Sélectionnez Options dans le menu déroulant.
- Cliquez sur l'onglet Enregistrer à gauche.
- Vous pouvez choisir le format de fichier et activer ou désactiver les options d'enregistrement automatique/récupération automatique ici. Assurez-vous que la case à côté de AutoSave/AutoRecover est cochée, ainsi que celle ci-dessous - "Conserver la dernière version enregistrée automatiquement si je ferme sans enregistrer".
- Spécifiez la fréquence à laquelle AutoSave ou AutoRecover enregistrera les informations (entrez un nombre de 1 à 120, le temps est mesuré en minutes).
Ne perdez pas de données
Perdre un fichier Excel sur lequel vous avez travaillé pendant des heures est un cauchemar. C'est arrivé à tout le monde, au moins une fois. Vous n'avez plus à vous en soucier, activez simplement AutoSave et AutoRecover, et vous serez en sécurité.
La minuterie de récupération automatique peut être réglée sur une minute seulement, notez simplement que cela peut affecter vos performances Excel. Même ainsi, vous ne remarquerez probablement même pas la différence. Cette fonctionnalité est trop bénéfique pour être négligée.
Comment est réglé votre minuteur pour AutoRecover et AutoSave ? Avez-vous déjà eu besoin de cette fonctionnalité ? Faites-nous savoir dans la section des commentaires, nous sommes heureux d'avoir de vos nouvelles.
