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Lorsqu'il s'agit de dénigrer des documents de tous les jours, il est rarement nécessaire de s'aventurer au-delà de l'onglet Accueil de Word. Mais caché dans l'interface, il y a une multitude d'outils supplémentaires à découvrir. Ces fonctionnalités ne sont pas vraiment « secrètes », mais de nombreux utilisateurs ne les trouvent jamais – et elles pourraient vous faire gagner un temps et des efforts considérables.
Ci-dessous, nous décrivons nos 20 principales fonctionnalités facilement négligées dans Word. Beaucoup d'entre eux sont dans Word depuis une décennie ou plus et peuvent être trouvés dans les menus de Word XP et Word 2003, mais nous nous concentrerons sur l'interface ruban de Word 2007 et versions ultérieures, qui a été, après tout, inventée pour aider les utilisateurs trouvent les fonctionnalités plus ésotériques du logiciel.
1. Sélectionnez un formatage similaire
Dans un monde idéal, chaque élément de votre document se verrait attribuer un style. Mais si vous vous êtes appuyé sur le formatage local, il est toujours facile d'apporter des modifications globales. La section Édition, à l'extrême droite de l'onglet Accueil, comprend l'option pratique pour « Sélectionner tout le texte avec une mise en forme similaire ». Cela vous permet de mettre facilement en évidence tous vos en-têtes, légendes, etc. ad hoc à la fois et de modifier leur apparence d'un seul coup - ou d'appliquer un style pour une gestion plus facile à l'avenir.
2. Panneau du presse-papiers
Le panneau du presse-papiers offre un moyen pratique de conserver plusieurs éléments dans votre presse-papiers à la fois. Cliquez sur la petite icône contextuelle dans la section Presse-papiers de l'onglet Accueil pour l'ouvrir. Jusqu'à 24 opérations récentes de coupe et de copie sont mémorisées et vous pouvez cliquer sur l'une d'entre elles pour la coller au point d'insertion. La liste déroulante Options en bas vous permet de contrôler quand le panneau Presse-papiers apparaît ; une option consiste à le faire apparaître lorsque vous appuyez deux fois sur Ctrl+C.
3. Traduire
Critique de Word | La fonction de traduction envoie le texte de votre document à la page Web Microsoft Translator et affiche une traduction dans une fenêtre de navigateur. Dans Word 2010 et 2013, vous pouvez également activer Révision | Traduire | Mini Translator, qui présente une info-bulle fantôme lorsque vous survolez un passage de texte sélectionné ; déplacez votre pointeur dessus pour voir une traduction contextuelle dans la langue sélectionnée. Vous avez le choix entre des dizaines de langues : parcourez-les en sélectionnant Choisir la langue de traduction dans la liste déroulante Traduire.
4. Crénage
Un logiciel de PAO professionnel prend en charge le crénage - l'ajustement sélectif de l'espacement entre les caractères pour rendre le texte plus esthétique. Word ne le fait pas par défaut, mais il peut être activé en cliquant sur l'icône contextuelle dans la section Police de l'onglet Accueil et en cochant la case « Crénage pour les polices » ; entrez une taille de point minimale dans la case à droite. Cependant, si vous utilisez le crénage sur des polices minuscules, les lettres peuvent sembler fonctionner ensemble, ce qui réduit la lisibilité.
Pour un accès plus facile, utilisez le raccourci clavier CTRL+D ou CMD+D sur un Mac. Ce raccourci vous mènera directement à l'écran Polices, quelle que soit la version que vous utilisez. Ceux qui exécutent Word 2007 ou une version antérieure devront vérifier l'option Espacement des caractères. Si vous utilisez une version ultérieure, sélectionnez l'onglet "Avancé" en haut de la fenêtre contextuelle, comme indiqué ci-dessus.
5. Insérer un graphique
Si vous souhaitez inclure un graphique Excel dans votre document, vous n'avez pas besoin de quitter Word. Sélection Insertion | Le graphique dans Word ouvrira une vue Excel miniature, dans laquelle vous pourrez modifier ou importer vos données. Fermez simplement la fenêtre Excel une fois que vous avez terminé - elle sera présentée sous forme de graphique dans Word. En haut de la fenêtre Word, les onglets Outils de graphique vous donnent un contrôle total sur la conception et l'apparence de votre graphique, il n'est donc pas nécessaire de lancer Excel manuellement.
6. SmartArt
SmartArt vous aide à illustrer les processus et les relations à travers près de 200 mises en page prédéfinies pour les organisations pyramidales, les cycles, les hiérarchies, les matrices, etc. Pour l'utiliser dans Word, cliquez simplement sur Insérer | SmartArt et sélectionnez un modèle. Tapez ensuite vos étiquettes dans le panneau flottant qui apparaît et faites glisser les poignées pour redimensionner le SmartArt. Si vous voulez qu'il flotte sur votre document, vous pouvez y parvenir facilement en créant une zone de texte (via Insertion | Zone de texte) et en y plaçant votre SmartArt.
7. Insérer une capture d'écran
Si vous écrivez un didacticiel - ou si vous voulez simplement un moyen simple d'inclure dans votre document une image d'un autre programme - vous pouvez saisir une zone du bureau Windows en sélectionnant Insérer | Capture d'écran; le menu déroulant vous permet d'importer directement n'importe quelle fenêtre ouverte sous forme d'image. Vous pouvez également sélectionner l'option Capture d'écran pour faire glisser un rectangle avec la souris et capturer une zone personnalisée de l'écran.
8. Insérer des pièces rapides
Les entreprises ont souvent besoin de créer des lettres et des documents contenant des éléments ou des paragraphes standard, comme une adresse. La fonction d'insertion automatique de Word peut vous aider. Sélectionnez un passage de texte, puis sélectionnez Insérer | Pièces rapides | Insertion automatique | Enregistrer la sélection dans la galerie d'insertion automatique. Vous pouvez maintenant réinsérer ce texte dans n'importe quel document en le sélectionnant dans le menu Insertion | Pièces rapides | Menu d'insertion automatique. Vous pouvez également configurer des Quick Parts pour des éléments tels que le nom de votre entreprise et votre adresse e-mail, et dans le Building Blocks Organizer, vous pouvez également configurer des modèles et des objets à accès rapide.
Gardez à l'esprit que cette option n'est pas disponible pour les utilisateurs de Mac au moment de la rédaction.
9. Césure
Permettre à un mot étrange de déborder sur deux lignes peut améliorer l'apparence de votre document. Cela peut empêcher votre marge droite de devenir trop irrégulière ou, dans un texte entièrement justifié, cela peut empêcher l'apparition de grands "îlots" d'espaces blancs entre chaque mot. Word peut couper automatiquement des mots selon les besoins, mais la fonctionnalité est désactivée par défaut : pour l'activer, accédez à l'onglet Mise en page et sélectionnez Césure | Automatique.
10. Numéros de ligne
Si vous faites référence à du code, à des documents juridiques ou même à de la poésie, vous voudrez peut-être numéroter vos lignes pour une référence facile. L'outil de liste numérotée de Word applique des paramètres d'indentation qui peuvent ne pas être ce que vous voulez : sélectionnez Mise en page | Numéros de ligne à la place et Word appliquera une numérotation soignée dans la marge du document. Par défaut, la numérotation des lignes est appliquée à l'ensemble du document, mais vous pouvez lui faire sauter le texte sélectionné en choisissant Numéros de ligne | « Supprimer pour le paragraphe actuel ».
11. Signatures numériques
Il n'est pas toujours évident qu'un document numérique soit un original authentique. Pour signer un document avec une clé de cryptage personnelle, accédez à l'onglet Fichier (ou à l'orbe dans Word 2007), sélectionnez Protéger le document et choisissez « Ajouter une signature numérique » ; vous serez invité à enregistrer le document avant d'ajouter votre signature. La signature sera automatiquement invalidée si le document est altéré, sa présence est donc un gage d'authenticité. Si vous souhaitez inviter quelqu'un d'autre à signer un document, accédez à l'onglet Insertion et, dans la section Texte, sélectionnez Ligne de signature.
12. Filigrane
Lorsque vous faites circuler un brouillon d'un document ou partagez quelque chose de privé avec un collègue de travail, il est utile de pouvoir filigraner la page afin que vous puissiez voir en un coup d'œil de quel type de document il s'agit. La liste déroulante Filigrane, sous l'onglet Mise en page, vous permet d'ajouter un grand filigrane gris indiquant « BROUILLON », « CONFIDENTIEL » ou « URGENT » en deux clics. Sélectionnez Filigrane personnalisé pour placer votre propre texte ou une image.
Les utilisateurs de Mac devront utiliser l'onglet "Insérer" en haut de leur écran d'ordinateur pour accéder à l'option Filigrane.
13. Citations
Pour les travaux académiques, Word peut également vous aider à gérer vos citations. Dans l'onglet Références, vous trouverez un bouton pour gérer les sources ; ici, vous pouvez saisir les détails de chaque œuvre à laquelle vous faites référence, puis insérer des références à celles-ci en cliquant sur le menu déroulant Insérer une citation. Vous pouvez choisir un format de citation parmi 14 styles reconnus, y compris les normes APA et MLA, et à la fin, vous pouvez générer une bibliographie en un clic.
14. Macros
L'interface de script d'Office est pour le moins sophistiquée, mais si vous souhaitez automatiser une tâche simple et répétitive, il n'est pas nécessaire de taper une ligne de code. Dans l'onglet Affichage, cliquez sur la liste déroulante Macros et sélectionnez Enregistrer une macro. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez un bouton ou un raccourci clavier (n'oubliez pas de cliquer sur Attribuer pour confirmer votre choix) ; puis effectuez la tâche que vous souhaitez automatiser. Lorsque vous avez terminé, revenez au menu déroulant et sélectionnez Arrêter l'enregistrement. Maintenant, appuyez à tout moment sur le bouton ou la combinaison de touches de votre choix pour répéter les opérations que vous avez enregistrées.
15. Vue d'ensemble
Si vous utilisez Word pour un grand projet, tel qu'un mémoire d'université ou un roman, il peut être utile de diviser le document en sections et sous-sections. Allez voir | Plan pour accéder à un affichage hiérarchique qui vous permet de marquer les en-têtes et de réduire le corps du texte sous eux ; cela vous donne un aperçu clair de votre document, qui peut être réorganisé sans effort en déplaçant les sections. Vous pouvez également rassembler plusieurs documents dans un projet maître : cliquez sur Afficher le document dans la section Document maître de l'onglet Structure pour importer ou créer des sous-documents.
16. Couleur de la page
Si vous voulez que votre document se démarque, vous pouvez utiliser la mise en page | Liste déroulante Couleur de la page pour appliquer un lavis d'arrière-plan ; sélectionnez Effets de remplissage et vous pouvez ajouter des motifs et des textures. Les remplissages et les motifs sont automatiquement appliqués à toutes les pages de votre document. De plus, bien que vous puissiez les voir à l'écran, ils ne sont pas imprimés, ils n'interfèrent donc pas avec la lisibilité de vos copies papier.
Certains utilisateurs peuvent trouver la sélection des couleurs de page sous l'onglet "Conception" en fonction de la version de Microsoft Word et du système que vous utilisez.
17. Insérer un index
Une troisième fonctionnalité utile pour les travaux plus longs est la possibilité de générer automatiquement un index. Pour utiliser cette fonction, vous devez d'abord marquer vos références dans le texte en sélectionnant le mot ou la phrase pertinent, puis en cliquant sur Références | Insérer un index. Lorsque vous avez balisé tous vos mots-clés, cliquez sur Insérer un index pour créer un index. Cela contiendra des références aux instances que vous avez marquées et des liens d'auto-mise à jour vers les numéros de page sur lesquels elles apparaissent.
18. Combiner et comparer des documents
Word peut comparer ou combiner automatiquement deux documents : vous trouverez l'outil sous Révision | Comparer. Si vous préférez faire le travail vous-même, cliquez sur Afficher | Voir côte à côte ; cela positionnera automatiquement vos documents les uns à côté des autres à des facteurs de zoom identiques, de sorte que vous puissiez facilement les regarder dans les deux sens. Si vous cliquez sur le bouton Défilement synchrone, ils défileront même de haut en bas en même temps que vous déplacez le curseur ou faites glisser la barre de défilement.
19. Inspecteur de documents
Les attachés de presse et les fonctionnaires se sont déjà retrouvés dans l'eau chaude dans le passé pour avoir distribué des documents contenant des informations sensibles intégrées dans leurs métadonnées, ou récupérables via l'option Suivi des modifications de Word. Ne faites pas la même erreur : dans la section Infos sous l'onglet Fichier (ou l'Orbe dans Office 2007), vous trouverez une sélection d'options sous la liste déroulante « Préparer le partage » qui vous permettent de vérifier les informations cachées (et confirmer la compatibilité avec d'autres éditions de Word).
20. Personnalisez le ruban
L'interface ruban a été conçue pour être plus stable que l'interface Office 2003 hautement personnalisable. Cependant, si vous sélectionnez Fichier | Options | Personnalisez le ruban, vous pouvez y ajouter de nouvelles fonctions et supprimer celles que vous ne voulez pas voir. Vous pouvez ajouter des fonctionnalités qui ne sont normalement pas du tout exposées - il existe une sélection utile de "Commandes absentes du ruban" - et même créer vos propres onglets. Si c'est trop compliqué, vous pouvez personnaliser la barre d'outils d'accès rapide qui apparaît en haut de l'écran en utilisant la petite flèche déroulante à son extrémité droite.
