L'une des meilleures fonctionnalités de Smartsheet est probablement la création de rapports de projet. Permettre aux chefs de projet de travailler avec les données de différentes feuilles dans une seule vue peut être un réel gain de temps. Cependant, ce processus peut sembler difficile pour ceux qui n'ont jamais fait de rapports ou qui viennent de commencer à utiliser Smartsheet. Si vous appartenez à l'une des deux catégories, vous êtes au bon endroit.
Dans ce guide étape par étape, nous vous dirons tout ce que vous devez savoir sur la création d'un rapport dans Smartsheet. Vous repartirez en sachant quels sont les différents types de rapports et comment les configurer.
Comment créer un rapport dans Smartsheet sur un PC ?
Tout chef de projet qui réussit doit savoir comment effectuer plusieurs tâches de manière efficace. Suivre les tâches en cours, les ventes hebdomadaires ou d'autres projets peut être intimidant sans rapports en temps opportun sur chacune de ces activités. Les rapports sont particulièrement utiles pour répondre aux questions clés de l'entreprise et pour gérer et suivre un flux de travail.
Vous pouvez modifier, résumer ou trier toutes les données d'un rapport. Une fois que vous en avez créé un avec succès, vous pouvez l'envoyer, le partager ou le publier avec vos collègues ou parties prenantes.
Vous pouvez créer deux types de rapport de base dans l'application de navigateur de bureau Smartsheet : Rapports récapitulatifs de lignes et de feuilles.
Les rapports de ligne accumulent instantanément les données de ligne de différentes feuilles. Grâce à ces rapports, vous pouvez obtenir un aperçu de toutes les tâches incomplètes, des paiements qui n'ont pas été effectués ou de toute autre information empilée en lignes.
Le rapport Récapitulatif de la feuille affiche des informations de champ récapitulatif sur différentes feuilles. C'est un excellent outil pour obtenir un aperçu détaillé des différents projets.
Vous pouvez créer des rapports de lignes et de synthèse dans le Générateur de rapports dans l'application de navigateur de bureau Smartsheet. Ce processus implique plusieurs étapes, mais ce sera un jeu d'enfant pour ceux qui suivent attentivement les instructions ci-dessous :
Rapport de ligne
Étape 1 : Création du rapport de ligne
- Connectez-vous à votre compte de navigateur Smartsheet sur votre bureau.
- Accédez au signe Menu dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.
- Cliquez sur le signe plus pour accéder au Centre de solutions.
- Cliquez sur « Créer » dans la barre latérale de gauche.
- Choisissez « Rapport » parmi les options affichées.
- Une fenêtre d'invite s'affichera vous demandant de nommer le rapport et de choisir le type de rapport.
- Sélectionnez "Rapport de ligne" et cliquez sur "OK".
Vous allez maintenant devoir configurer votre rapport pour pouvoir l'utiliser.
Étape 2 : Configuration du rapport de lignes
Utilisez les onglets de la barre d'outils supérieure pour configurer le rapport de lignes. Vous pouvez configurer les éléments suivants : Feuilles source, Colonnes à afficher, Critères de filtrage, Regrouper, Résumer, Trier. Par exemple, dans l'onglet Critères de filtrage, vous pouvez choisir les conditions à afficher dans votre rapport. Vous pouvez filtrer par commentaires, département, description, attribué à et bien plus encore.
Étape 3 : Tri des résultats du rapport de ligne
Une partie essentielle de la création d'un rapport de lignes consiste à trier les résultats par champs :
- Cliquez sur la section "Trier" dans le menu de la barre d'outils.
- Choisissez un champ selon lequel trier le rapport.
- Sélectionnez "Trier par ordre décroissant" ou "Trier par ordre croissant" sur la façon dont vous souhaitez trier les résultats.
Si vous souhaitez ajouter plus de critères de tri, cliquez sur l'option « Trier par une autre colonne ». Vous pouvez trier les résultats du rapport sur trois champs maximum.
Comment créer un rapport dans l'application iPhone Smartsheet ?
L'application Smartsheet pour iPhone vous permet d'accéder et de modifier les informations dans toutes les feuilles et tous les rapports disponibles. Cela peut être une véritable bouée de sauvetage lorsque vous êtes absent sans votre ordinateur, et vous obtenez une tâche de configuration de données impromptue qui doit être effectuée immédiatement.
Cependant, l'application mobile Smartsheet ne permet pas aux utilisateurs de créer de nouveaux rapports. Comme recommandé sur leur site Web, il est préférable d'utiliser l'application avec des rapports ou des feuilles précédemment configurés. Vous devez utiliser la version de bureau pour configurer un rapport ou créer une automatisation, appliquer des formules et d'autres modifications administratives. Vous pouvez modifier les colonnes de votre téléphone si vous êtes un administrateur ou un propriétaire de feuille.
Comment créer un rapport dans l'application Android Smartsheet ?
Avoir accès aux rapports Smartsheet sur votre appareil Android peut être étonnamment pratique, surtout lorsque votre ordinateur est hors de portée. Malheureusement, l'application Android Smartsheet ne prend toujours pas en charge la création de nouveaux rapports.
Vous pouvez accéder à tous les rapports sur votre espace de travail à tout moment en utilisant votre appareil Android. Vous pouvez également modifier les colonnes si vous êtes le propriétaire ou l'administrateur du rapport. Il est préférable de créer de nouveaux rapports, feuilles ou de travailler avec n'importe quel changement administratif sur la version de bureau de Smartsheet.
Comment créer un rapport de synthèse dans Smartsheet ?
La création d'un rapport de synthèse permet aux équipes d'accumuler des champs de synthèse spécifiques à partir de différentes feuilles en un seul endroit. Cela permet à chacun de repérer les informations et données importantes dans une vue au niveau du portefeuille. Vous pouvez ensuite facilement combiner les données en groupes, résumer les informations en appliquant des fonctions, et bien plus encore.
Voici ce que vous devez savoir avant de créer un rapport récapitulatif dans Smartsheet :
- Les champs récapitulatifs de toutes les feuilles que vous prévoyez d'inclure doivent être nommés de manière cohérente. L'application exclura les informations d'un résumé spécifique s'il y a la moindre différence d'espacement ou d'orthographe.
- Utilisez les mêmes types de champs pour tous les résumés qui accumulent les mêmes données. Vous voulez que toutes les colonnes aient un format monétaire si vous agrégez des informations monétaires, par exemple. Cela aidera à éviter les colonnes de rapport en double. Si certains champs n'étaient que des nombres et d'autres des devises, vous vous retrouveriez avec deux colonnes, une pour chaque type de champ.
Voici comment créer un rapport récapitulatif dans Smartsheet :
- Lancez l'application Smartsheet sur votre navigateur de bureau.
- Rendez-vous dans la barre de menus dans le coin supérieur droit. C'est le menu avec trois lignes horizontales.
- Sélectionnez le « Centre de solutions », présenté comme un signe plus.
- Cliquez sur le bouton « Signaler ».
- Vous verrez une invite vous demandant de nommer le rapport et de sélectionner un type de rapport.
- Choisissez l'option « Rapport récapitulatif de la feuille ».
- Appuyez sur « OK ».
- (Facultatif, peut être fait plus tard) Dans la section « Feuilles sources », sélectionnez les feuilles sources dont vous souhaitez inclure les champs récapitulatifs de la feuille.
- (Facultatif, peut être fait plus tard) Sous "Champs à afficher", spécifiez les colonnes à afficher. Ce sont des champs récapitulatifs que vous souhaitez ajouter.
Vous pouvez ajouter le rapport de synthèse de feuille directement à votre tableau de bord avec le widget de rapport. Vous pouvez également visualiser les données du rapport dans des tableaux ou des graphiques et permettre à vos collègues d'accéder plus facilement aux informations.
Pour créer une vue de portefeuille de toutes les données incluses, vous devez définir les informations à extraire dans le rapport de synthèse. Vous pouvez le faire en naviguant dans les paramètres de la barre d'outils :
- Feuilles source : spécifiez la feuille et le résumé de feuille à inclure dans le rapport.
- Colonnes à afficher : sélectionnez le champ récapitulatif à inclure dans le rapport.
- Critères de filtrage : définissez les paramètres des informations affichées dans le rapport.
- Grouper : organisez les lignes en regroupant des données similaires dans des classifications logiques.
- Résumer : extraire les informations de base du rapport.
- Trier : choisissez comment trier les données récapitulatives du rapport.
Pour appliquer toutes ces modifications, cliquez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit de la fenêtre de l'application. Vous pourrez alors voir toutes les informations répondant aux critères sélectionnés ci-dessus.
Comment créer un rapport d'état dans Smartsheet ?
Les rapports d'état aident à résumer l'avancement global du projet et leur objectif principal est de tenir tout le monde informé des changements en cours et des risques ou obstacles potentiels. Heureusement, Smartsheet propose des tonnes de modèles gratuits que vous pouvez utiliser pour créer un rapport d'état détaillé. Vous pouvez les trouver sur cette page.
Vous pouvez également créer votre propre rapport d'état et ne regarder que les modèles pour vous inspirer. Voici quelques-unes des sections de base que vous devriez inclure dans votre rapport de situation :
- Nom du projet. C'est ici que vous écrivez le nom du projet. Le nom doit être suffisamment clair pour toutes les parties prenantes qui pourraient consulter le rapport de situation.
- Chef de projet. Nom de la personne en charge du projet.
- Période du projet. La période couverte par le projet.
- Date d'achèvement. Vous devez écrire la date d'échéance du projet ici. S'il n'y a pas de date d'échéance exacte, vous pouvez écrire la date estimée.
- Budget. Quel est l'état du budget de votre projet ? C'est là que vous entrez si c'est sur la cible ou non.
- Calendrier. C'est ici que vous notez l'état de l'échéancier de votre projet. Y a-t-il des barrages routiers ou tout est-il en bonne voie jusqu'à présent ?
- Qualité. Ici, vous pouvez indiquer si le projet est réussi ou s'il penche vers un risque.
- Portée. Notez la portée du projet et si le projet initial était trop grand ou petit.
- Des risques. Écrivez sur tous les risques auxquels votre projet a été confronté. Quel est leur statut maintenant ?
- Des barrages routiers. Mentionnez tout autre obstacle qui pourrait interférer avec votre projet.
Ces sections seront plus que suffisantes pour créer un rapport clair qui suit toutes les étapes de la réussite d'un projet.
Création d'un rapport dans Smartsheet
La création de rapports pour suivre l'avancement du projet est essentielle pour garantir un flux de travail détaillé, compact et rapide. En combinant les données de plusieurs feuilles dans une seule vue de portefeuille, vous pouvez facilement partager des informations clés avec les parties prenantes. Avec Smartsheet, c'est exactement ce que vous pouvez faire. Nous espérons qu'après avoir lu notre guide, vous pourrez créer vous-même des rapports dans Smartsheet.
Quel type de rapport trouvez-vous particulièrement utile pour la gestion de projet ? Partagez vos pensées et expériences dans la section commentaires ci-dessous.
